1. Excelの集計は、結果のファイルまで作らせる
営業の担当者が、前年と今年の売上を比べて、なぜ落ちているのかを調べたいとします。普通なら自分でExcelを開いて、ピボットテーブルを組み、商品別・担当者別に集計して、グラフを作るところです。
これをまるごとAIに渡してみます。
データは、たとえば「日付／商品名／担当者／販売数量／売上金額」が並んだ売上明細。これをChatGPTなどに添付して、こう頼みます。
添付のExcelは2025年と2026年の売上明細です。前年より売上が減っている原因を調べたいので、次の分析をお願いします。
1. 月別売上の前年比較2. 商品別の増減額と増減率3. 担当者別の増減額4. 減少への影響が大きい商品・担当者の特定5. 原因として考えられる仮説の整理
結果はグラフ付きのExcelファイルにまとめ、最後に上司へ報告するための要約をつけてください。元のデータには手を加えず、分析結果は別ファイルにしてください。
ファイルを扱える環境なら、集計からグラフ、新しいExcelの書き出しまでAIがやってくれます。
受け取ったら、そのまま使わずに一度検算させてください。
元データの売上合計と、分析結果の合計が一致しているか確認してください。商品別・担当者別の集計に重複や漏れがないかも見て、結果を報告してください。
もうひとつ気をつけたいのは、原因の扱いです。数字が減ったことはデータから確かめられますが、なぜ減ったのかまではデータだけでは決まりません。AIはそこを言い切ってしまいがちなので、「確認できた事実」と「考えられる原因」を分けて書かせておくと、報告の場で困りません。
2. 配布資料は、文章とデザインを分けて頼む
社内研修用に、10ページほどのマニュアルを作ることになったとします。文章を考えて、Wordで体裁を整えて、図表を入れて、PDFにする。地味に手間のかかる仕事です。
まずは材料を渡します。社内規程、過去のマニュアル、参考資料、載せたい文章など、手元にあるものは全部添付してしまって構いません。
そのうえで、最初は文章だけを作らせます。
添付資料をもとに、新入社員向けの業務マニュアルを作ってください。読み手は入社1年目の社員です。専門用語はなるべく使わず、実際の業務手順を具体的に書いてください。分量は10ページ程度を想定しています。
まずは見出し構成と本文の完成原稿をお願いします。添付資料にない社内ルールを、推測で付け足さないでください。
上がってきた原稿は、必ず自分で読みます。直してほしいところがあれば、「もっと良くして」ではなく、場所と中身を指定します。
第3章の説明が抽象的です。社員が実際に操作する画面と手順を加えてください。第5章は長いので、意味を変えずに半分くらいまで縮めてください。ほかの章はそのままにしてください。
原稿が固まってから、ようやくPDFです。
ここまでで確定した本文は変えずに、A4縦・10ページ程度のPDFにしてください。見出し、図表、余白、ページ番号を整え、社内で印刷して配れる落ち着いたデザインにしてください。完成したら、文字切れ、表のはみ出し、ページ順に問題がないか確認してください。
最後は人間がPDFを開いて見ます。内容が合っていても、文字が切れていたり、図が小さすぎて読めなかったりすることはよくあります。気になったところを具体的に伝えて直させれば十分です。
文章とデザインを一度に頼まないのには理由があります。両方を同時にやらせると、レイアウトを整えるついでに、確定したはずの文章まで書き換えられてしまうことがあるからです。原稿を先に固めておけば、それを防げます。
3. プログラミングができなくても、自分用のアプリは作れる
毎月の経費を入れると、合計や予算の残りを自動で計算してくれる。そんな小さなアプリがあったら便利だな、と思ったことはないでしょうか。プログラミングの経験がなくても、試作品くらいならAIに作ってもらえます。
頼み方は、欲しい動きを普通の言葉で書くだけです。
自分用の経費管理アプリを作ってください。欲しい機能は次のとおりです。
・日付、費目、金額、メモを入力できる・入力した経費を一覧で見られる・月ごとの合計を自動で計算する・費目別の支出をグラフで表示する・登録した経費を修正・削除できる・データをCSVで書き出せる
まずはHTMLファイル1つで動くものにしてください。外部サービスや有料のAPIは使わず、ブラウザーで直接開いて使える形でお願いします。完成したファイルと、起動のしかたを教えてください。
できあがったら、実際に使ってみます。使えば不満が出てくるので、それをそのまま伝えます。
スマホだと入力欄が小さくて押しにくいので、指で操作しやすくしてください。月別のグラフは棒グラフにしてください。計算とCSV出力はちゃんと動いているので、そこは触らないでください。
慣れてきたら機能を足していきます。
次は、月ごとの予算を設定して、超えたら警告を出す機能を追加してください。今入っているデータが消えないことも確認してください。
こうやって少しずつ、自分の使い方に合わせて育てていけます。
ひとつ注意があります。ブラウザーに保存したデータは、端末やブラウザーの設定しだいで消えることがあります。大事なデータを入れるつもりなら、バックアップの方法も一緒に考えておいてください。
どの言語で書くか、といったことは考えなくて大丈夫です。どんな画面で何をしたいのか。それさえ説明できれば始められます。
4. 会議メモから、議事録とToDoを起こす
1時間の会議が終わって、手元には走り書きのメモが残っている。ここから議事録を作り、誰が何をやるのかを整理して、上司に報告しなければならない。よくある場面です。
メモはきれいに整えなくて構いません。そのまま貼り付けて、こう頼みます。
以下は今日の会議メモです。ここから次の3つを作ってください。
1. 正式な議事録2. 決定事項の一覧3. 担当者と期限つきのToDo一覧
担当者や期限がわからない項目は、勝手に埋めずに「未確認」としてください。会議で決まったことと、提案が出ただけのことは分けてください。議事録はWord、ToDo一覧はExcelで出してください。
できたものを見るとき、いちばん気をつけたいのは、決まったことと決まっていないことの混同です。AIは、誰かが「こうしたらどうか」と言っただけのことを、正式な決定のように書いてしまうことがあります。なので、最後にもう一度確認させます。
元の会議メモと照らし合わせて、決定事項・担当者・期限が正しく写されているか確認してください。メモに根拠のない補足があれば消してください。
議事録の文章がきれいかどうかより、次に誰が何をするのかがはっきりしているかどうか。会議のあとに残すべきなのは、結局そこだと思います。
5. 調べものは、「どれを選ぶか」まで任せる
仕事用のノートPCを買い替えたいけれど、候補が多すぎて比べきれない。こういうとき「おすすめのPCは？」と聞いても、ありきたりな答えしか返ってきません。用途と条件を具体的に書いて、比較と絞り込みまで頼んでしまいます。
仕事用のノートPCを買うため、今販売されている製品を調べてください。条件は次のとおりです。
・予算15万円以内・Windows・13〜14インチ・重さ1.4kg以下・Excelをよく使う・持ち歩くことが多い・5年は使いたい
メーカーは限定しません。価格、重さ、画面、性能、バッテリー、保証、弱点を整理して、総合的に順位をつけてください。公式の仕様と現在の販売価格を確認し、情報源も示してください。最後に、私の使い方ならどれを選ぶべきか、理由と一緒に教えてください。
結果が出たら、もう一歩踏み込めます。
1位と2位について、買ったあとに後悔しそうな点を比べてください。価格だけでなく、5年間使う前提での快適さや耐久性も考えてください。
旅行の計画でも、考え方は同じです。
この日に、この場所へ日帰りで行きたいです。交通、営業時間、食事、費用を調べて、実際に回れる時間割を作ってください。
ここで大事なのは、AIの作った予定が本当に成り立つかどうかです。価格や時刻表、予約の空き状況は変わります。確認できる情報源で裏を取らせてください。
6. 作ったものは、別のAIにチェックさせる
ここから先は少し応用編です。
AIに作らせた売上分析を、そのまま経営会議に出していいのか不安になることがあります。同じAIに「これ、間違ってない？」と聞いても、たいてい「問題ありません」と返ってくるだけです。そこで、別のAIに独立して確認させます。
たとえばChatGPTで分析資料を作ったら、その資料と元データをClaudeに渡して、こう頼みます。
添付のExcel分析資料は、別のAIが作ったものです。あなたにお願いしたいのは制作ではなく、独立した検証です。次の点を確認してください。
・件数と金額が元データと合っているか・前年比の計算が正しいか・分析結果からは言えない結論を書いていないか・大事な見落としがないか
問題があれば、該当するセルや数値を具体的に示してください。問題がなければ、どこまで確認できて、どこが未確認なのかを報告してください。資料そのものは編集しないでください。
注意したいのは、指摘されたことを鵜呑みにしないことです。Claudeが「この計算はおかしい」と言ってきたら、元データや数式を自分で確かめます。本当に間違っていれば直すし、単に書き方の好みの問題なら、無理に直す必要はありません。
AIを2つ使うのは、多数決をとるためではありません。1つでは気づけなかった見落としを拾うためです。
7. 大きな仕事は、工程ごとに分けて頼む
30ページの冊子を作る、くらいの規模になると、原稿、デザイン、PDF化、内容チェック、印刷前の確認を一つのAIにまとめて頼むのは、だんだん厳しくなってきます。途中で条件が変わったり、直したはずの文章が別の箇所で元に戻っていたり、といったことが起きやすくなるからです。
そういうときは、工程を区切ります。
最初は企画だけです。
この冊子の目的、読者、必要な内容、ページ構成を整理してください。本文やPDFはまだ作らないでください。
構成を人間が確認してから、本文に進みます。
確定した構成にそって本文を書いてください。参考資料と事実関係を照らし合わせ、完成原稿をWordかMarkdownで出してください。
原稿を確認したら、デザインです。
添付した完成原稿の文章は変えずに、A4の配布冊子として組んでください。表紙、目次、ページ番号、見出し、図表を整えてPDFにしてください。
できあがったPDFは、検査に回します。
完成したPDFと確定原稿を突き合わせて、文章の抜け、誤字、ページの欠落、文字切れ、図表の欠けがないか調べてください。必ず直すべき問題と、任意の改善案は分けて報告してください。
最後に、人間がPDFを見て、直すかどうかを決めます。
こうしておくと、AIがどこまで終わらせたのか、問題がどの段階で起きたのかが追いやすくなります。
とはいえ、何でもこの手順でやる必要はありません。簡単な仕事なら、一回の依頼で仕上げてもらったほうがずっと早いです。
8. 思ったものが出てこないとき
AIが期待と違うものを出してきても、依頼文を一から書き直さなくて大丈夫です。たいていは、ひとこと足せば直ります。よく使う言い方をまとめておきます。
| こんなとき | こう伝える |
|---|---|
| 説明がふわっとしている | 「一般論ではなく、現場でやる手順と具体例を書いてください」 |
| 長すぎる | 「結論はそのままで、説明を半分にしてください」 |
| 表が見にくい | 「列を減らして、大事な数字を左に寄せてください」 |
| 頼んでいないところまで変えられた | 「変更していいのはこの部分だけです。それ以外は元に戻してください」 |
| 調べた内容が怪しい | 「公式資料で確認できたことと、推測を分けてください」 |
| 作ったものが動かない | 「この操作をすると、このエラーが出ます。原因を調べて、そこだけ直してください」 |
個人的にいちばん効くと思うのは、「直してほしいところ」と「触ってほしくないところ」を一緒に伝えることです。これだけで、直すたびに別の場所が壊れる、ということがかなり減ります。
9. 途中で止まってしまったとき
長い処理や、いくつものファイルを作っている途中で、AIがエラーで止まることがあります。
そこで慌てて同じ依頼を送り直すのは、ちょっと待ったほうがいいかもしれません。途中まで作られたファイルが残っていたり、裏で処理が続いていたりすることがあるからです。
まずは状況を確認させます。
今の作業について、できあがったもの、まだ終わっていないもの、失敗した処理を分けて報告してください。今あるファイルは消したり変えたりせず、確認だけしてください。状態がわからないものは「不明」としてください。新しく作ったり、やり直したりはしないでください。
そのうえで、途中から続けられるのか、できているものを使えるのかを判断します。
エラーのせいでその会話自体が使えなくなっている場合は、別の方法でファイルや履歴を確かめるしかありません。
いずれにしても、失敗したら最初から全部やり直す、という癖はつけないほうがいいです。
10. 依頼文そのものをAIに作らせる
ここまで読んで、「毎回こんなに細かく書くのは無理だ」と思った方もいるでしょう。正直、私もそう思います。
でも、依頼文もAIに作らせてしまえばいいのです。最初はこのくらいの雑な文章で十分です。
社内の営業成績を分析したいです。Excelのデータはありますが、何をどう分析すればいいかは決まっていません。目的は来月の売上を伸ばすことです。
この仕事をAIに任せるために、必要なことを私に質問しながら、分析の計画と依頼文を作ってください。質問は一度にたくさんせず、大事なものから順番に聞いてください。
そうすると、AIのほうから聞いてきます。どの期間のデータがあるのか、売上以外に客数や販売数量は入っているのか、何をいちばん改善したいのか。それに答えていくうちに、何を分析して、どうなったら完成なのかが決まっていきます。
最初から上手なプロンプトを書ける必要はありません。「こういうことがしたいけど、何を頼めばいいのかわからない」。そこから始めて大丈夫です。
11. はじめて任せてみるなら
いきなりアプリ開発や大がかりなデータ分析に挑む必要はありません。毎月作っている報告書、集計表、議事録、社内向けの資料。まずは手元にある仕事を一つ選んでください。
頼み方は、たとえばこんな感じです。
普段自分でやっている仕事を、AIに任せてみたいと思っています。添付の資料をもとに、〇〇を完成させてください。
やり方の説明ではなく、そのまま使える完成ファイルを作ってください。わからないところは推測せず、必要なことだけ質問してください。元のファイルは変えないでください。
終わったら、どこまで確認できたのかと、私が確認すべきところを教えてください。
最初の一回は、AIが作ったものと自分で作ったものを並べて比べてみてください。正確さ、かかった時間、手直しの手間。それを見れば、どこまで任せられるのかが自分なりにわかってきます。
なお、個人情報や社外秘の情報を扱うときは、会社のAI利用ルールや使ってよいサービスを先に確認してください。必要なら、名前を伏せたデータや架空のデータで試すのが安全です。
おわりに
AIを使いこなしている人が、みんなプログラミングや統計に詳しいわけではありません。違いがあるとすれば、やり方を教わるだけで終わらせず、実際に仕事を渡して、できたものを受け取り、気になるところを直させている。その点くらいです。
最初は小さな仕事でいいと思います。Excelを一つ集計させる。議事録を作らせる。報告書をPDFまで仕上げさせる。慣れてきたら、データ分析や資料づくり、ちょっとした開発へ広げていけばいい。仕事が大きくなったら、作る工程と確かめる工程を分けて、大事な結果は別のAIや別の方法で確認する。
ただ、手の込んだ仕組みを作ること自体が目的になってしまっては本末転倒です。AIにどれだけ凝った指示を出せたかではなく、それで自分の仕事がどれだけ進んだか。見るべきなのはそこです。
まずは今、手元にある仕事を一つ、最後まで任せてみてください。